Nu contează că ești creativ, corporatist sau antreprenor. Munca-i muncă pentru (aproape) toată lumea și, cred că, putem fi de acord într-o anumită privință: omenirea este martora unei perioade critice, incerte și plină de provocări. Nu mai este niciun secret că odată ce ai pășit pe terenul oamenilor harnici, apar diverși factori externi care îți generează starea de angoasă, anxietate sau panică.
De câte ori nu te-ai culcat cu gândul la acel task nefinalizat și câte zile nu au fost compromise din cauza unui mail neprietenos ajuns chiar la prima oră? Un lucru este cert. Cantitatea inepuizabilă de informație ne distrage atenția de la lucruri cu adevărat relevante, iar haosul își are firescul lui în activitatea noastră zilnică.
Poate e momentul să îți bei cafeaua liniștit, să începi ziua cu acel ”happy smile” pe față și să scoți burnout-ul din to do-ul tău.
Să fii organizat este o artă.
Mai ales atunci când ziua ta este bookuită de dimineață până când…who knows. Conceptul ”Eat the frog” poate fi cheia productivității tale.
Este o metodă prin care reușești să prioritizezi lista de task-uri și să-ți dezvolți un mod de lucru sănătos și eficient. Eat the frog = just do it. Broasca nu este altceva decât task-ul care te sperie cel mai tare, amânat în speranța că va dispărea de tot din to do-ul tău. În realitate, se întâmplă fix opusul. El este prezent chiar și în cel mai ascuns colțișor din creier și îți sabotează tot restul zilei. Dacă nu mănânci tu broscuța, te va mânca ea pe tine.
”If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first. ” Mark Twain
Broscuța aka task-ul este inamicul care îți dă târcoale. Acel lucru esențial din lista de must do de care ți-e greu să te apuci, nu te simți motivat, îți este teamă că nu vei da randament și eviți cu desăvârșire începerea lui. Apoi intervine procrastinarea care te ține pe loc, și uite așa ceasul indică ora 16:00 și tu nu ai pregătit nicio idee pentru prezentare, aproape că nici nu ai deschis brieful, nu ai făcut research și aștepți o minune. Poate că ea va veni, dar numai atunci când pui osul la treabă. Don’t run from it, run to it!
Poate ești tentat să lași greul spre finalul zilei, să începi dimineața zen, să nu te agiți cu lucruri care ți-ar putea genera un soi de frustrare din cauza nivelului de dificultate. Cu toate astea, task-urile vor fi tot în Outlook, clienții nu așteaptă să meditezi la stele. Because time is money și nimeni nu vrea să își piardă timpul în zadar.
Bine, bine. Dar cum procedez?
Amânarea îți oferă falsa impresie că și mâine este o zi, dar de ce să lăși pe mâine ce poți face azi, vorba clișeului. Odată ce ai identificat urgențele de azi, vei prioritiza task-ul care ”arde” și nu mai poate aștepta. În felul acesta, nu îți vei încărca ziua următoare cu un număr și mai mare de task-uri, generând presiune și stres. Pentru a-ți priorizita task-urile eficient, poți folosi metoda Eisenhower box, care funcționează așa:
- Important – URGENT = Fă-o ACUM
- Important – deloc urgent – Alege momentul oportun să o faci
- Urgent – deloc important – Poți delega taskul
- Deloc urgent – deloc important – Șterge-l de pe listă
Practic, există lucruri în agenda ta pe care vrei să le faci, dar suportă amânarea și lucruri pe care nu vrei să le faci, dar va trebui. Începe întotdeauna cu cele mai grele, chiar de la prima oră a dimineții, atunci când creierul tău este limpede și relaxat. Când există mai mult de un task urgent, nu te panica. Alege în continuare să-l rezolvi pe cel mai complicat, apoi te vei simți mult mai relaxat pe tot parcursul zilei și eliberat de un lucru care părea imposibil de dus la bun sfârșit. Apoi eliberezi agenda și pentru următoarele provocări. Nu uita. Amânarea nu rezolvă problema, ba chiar accentuează starea de stres, presiune și neliniște înainte de culcare. Îți dorești un somn profund și liniștit, right?
Schimbarea este inevitabilă. Progresul poate fi opțional.
Dacă ești acel cetățean care deschide laptopul, citește printre rânduri mailul și apoi își amintește că nu poate să lucreze dacă sunt vase în chiuvetă, praful trebuie șters și telefonului îi trebuie o altă husă comandată online, e clar. Te-a mâncat broscuța. Dar nu vrei ca asta să se repete on and on. Un prim pas este conștientizarea, acceptarea și desigur, aplicarea. Aici intervine momentul schimbării, fie el forțat de împrejurare, fie din pură dorință a progresului.
Există mici trucuri esențiale pe care le poți implementa în rutina workflow-ului tău. Cum ar fi:
Fă-o și nu cerceta.
Da! Apucă-te de treabă fără să te gândești de prea multe ori că trebuie să faci asta. Ce ochii văd, mâinile te scapă. Fii proactiv de la primul task și restul activităților își vor urma rândul firesc. Închide telefonul pentru câteva ore, concentrează-te doar pe acel task și dedică-ți toată atenția într-o singură direcție. Nu te lăsa distras de factori externi care ți-ar putea diminua puterea de concentrare. Fii into this până la capăt. Nu-l lăsa să-ți scape. Luptă-te cu el și la final revendică-ți premiul mult așteptat. You are an achiever, not a loser!
Practice and practice.
Pentru a putea răspunde acestei provocări cu succes, este important să dezvolți un obicei din asta. Unul sănătos și constructiv. Satisfacția vine cu timpul, iar succesul necesită răbdare. Cu fiecare zi poți fi mai aproape de ele, dacă ești organizat și respecți această rețetă. Old habits die hard, dar nu-i imposibil să faci loc celor sănătoase care te întregesc profesional ulterior. Nu pune presiune pe tine, fă-o treptat. Repetă această tehnică în fiecare zi. Generează rezultate. Succesul atrage de la sine mulțumirea. Și mulțumirea se transformă în satisfacția că ai o realizare, fie ea cât de mică. Creierul tău va produce endorfină și dopamină – acei neurotrasmițători ce ne ajută să rămânem concentrați, devenind mai productivi și mai motivați.
Planifică totul cu o zi înainte
Fă ordine în nebuloasa minții tale cu un to do list înainte de plecare. Organizează prioritățile de seara și pleacă relaxat acasă cu gândul împăcat. Transformă următoarea zi la job într-o experiență productivă, nu într-un factor de stres. Poți trece totul într-un note, un carnețel sau agendă. Selectează mailurile importante din Outlook și marchează-le ca urgențe, organizează un calendar în excel sau folosește orice tool care te va ajuta să-ți eficientizezi munca și să-ți planifici ziua. Nu uita! Do it again, and again, and again.
Disciplina este un prim pas important către succes. Ai răbdare cu tine și aplică, de preferat, în fiecare zi, toți pașii menționați mai sus. În timp vor contribui la dezvoltarea ta profesională, îți vor asigura o disciplină concretizată în rezultate, sperăm noi, benefice. Totodată, vei deprinde good practice pentru tine și jobul tău. Planifică de seara și rezolvă dimineața cele mai challenging taskuri. Ziua ta va avea un super flow, iar tu vei fi motivat să faci mai mult.
Spor să ai, cetățene!
